Máy in phun màu nếu sử dụng và bảo quản không đúng cách sẽ rất dễ bị trục trặc như màu sắc bản in không đẹp, không cuốn giấy, kẹt giấy, mực in không đều hoặc bị nghẹt mực,... Do đó, trước khi sử dụng cần xem kỹ tài liệu kèm theo máy để biết cách sử dụng và bảo quản máy in.
Sau đây là một số điều cơ bản cần phải lưu ý khi sử dụng máy in phun màu:
1/ Nạp giấy vào khay giấy:
- Trước khi nạp giấy vào khay cần phải rẹt các cạnh giấy cho tời ra để tránh bị dính giấy khi in.
- Xốc giấy xuống mặt phẳng cho đều các cạnh để giúp đặt giấy vào khay ngay ngắn, tránh kẹt giấy.
- Khi đặt giấy vào khay phải điều chỉnh bộ phận chặn giấy vừa sát với cạnh giấy, không quá chặt cũng không quá lỏng. Nếu kẹp quá chặt giấy sẽ không cuốn được, nếu quá lỏng giấy sẽ bị lệch khi máy in cuốn giấy.
2/ Chọn chế độ in:
- Chọn chế độ in hợp lý để vừa tiết kiệm mực vừa có được những bản in vừa ý. Thông thường khi in nháp nên chọn chế độ Draft (tiết kiệm mực); Chọn chế độ Text hoặc Normal khi in văn bản thông thường và chế độ Photo hoặc Best khi in hình ảnh.
- Chọn đúng loại giấy in đang sử dụng để có được bản in đẹp, loại giấy được ghi rõ trên bao bì đựng giấy. Đối với các loại giấy thông thường (dùng chung cho máy Photocopy, in Laser và máy in màu) chọn loại giấy là loại Plain paper, loại này chỉ nên dùng khi in văn bản và các hình ảnh thông thường có chất lượng trung bình.
Lưu ý:
- Chọn loại giấy in khác với loại giấy đang sử dụng sẽ có thể làm cho màu sắc của bản in không đúng.
- Nên chọn chế độ in phù hợp với loại giấy đang sử dụng, nếu chọn chế độ in là Best (Photo) mà sử dụng giấy thường thì bản in có thể sẽ bị lem mực, ngược lại nếu sử dụng giấy in màu mà chọn chế độ Draft hoặc Text thì bản in sẽ không đẹp.
3. Bảo quản máy in phun màu:
- Sử dụng các loại giấy có chất lượng tốt, không bị rách, không có nhiều xơ giấy... Xơ giấy có thể dính vào đầu phun làm lem mực hoặc có thể gây nghẹt mực.
- Không in trên các loại giấy có bề mặt sần sùi, bị nhăn hoặc cong vênh vì có thể bị kẹt giấy, làm hư bộ phận cuốn giấy và có thể làm hỏng đầu phun mực.
- Sử dụng đúng loại giấy phù hợp với mỗi chế độ in để có bản in đẹp và không bị lem mực.
- Phải dùng giấy in có kích thước đúng với bản in, nếu giấy in nhỏ hơn thì mực sẽ bị phun ra ngoài làm dơ máy hoặc có thể thấm vào các bộ phận khác gây hư hỏng.
- Sử dụng mực của chính nhà sản xuất để có bản in đẹp, mực kém chất lượng có thể gây hại cho đầu phun.
- Do máy in phun dùng mực dạng lỏng nên sau khi in không được chạm tay vào bản in để tránh bị lem mực, thông thường mực sẽ khô hoàn toàn sau 24 giờ.
- Sau khi bật máy lên thì nên để nó ở chế độ thường trực cho đến hết phiên làm việc, trong chế độ chờ máy rất ít hao điện. Mỗi khi mở máy, một ít mực sẽ được phun ra để làm thông đầu phun, nếu mở/tắt nhiều lần sẽ làm hao mực.
- Khi sử dụng xong nên tắt bằng nút On/Off trên máy in, không nên tắt bằng cách rút dây hoặc ngắt nguồn điện. Máy in phun có cơ chế bảo vệ các đầu phun, khi tắt máy bằng nút On/Off thì đầu phun sẽ được đưa vào vị trí an toàn để được bảo vệ và tránh khô mực ở đầu phun.
- Không nên đặt máy trong môi trường ẩm, nóng, nhiều bụi,... bụi bẫn sẽ làm nghẹt đầu phun.
- Ít nhất mỗi tuần nên in một bản đen và màu để thông mực, nếu để lâu không sử dụng đầu phun sẽ bị khô dễ bị nghẹt mực.
- Máy in có sẵn chức năng hiển thị mực và báo khi hết mực, không cần thiết phải tự tháo bình mực ra để kiểm tra.
- Khi bản in có màu sắc không đúng, bị mất nét, mất màu,... có thể là do đầu in bị nghẹt mực. Hãy sử dụng chức năng in thử màu và làm sạch đầu phun có sẵn trong chương trình của máy trước khi có những biện pháp khắc phục khác.
Cuối cùng, hãy nhớ làm vệ sinh máy định kỳ, thời gian tùy thuộc vào môi trường và mức độ sử dụng, có thể là mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Đối với người dùng thông thường thì làm vệ sinh máy bằng cách dùng khăn ẩm và mềm lau sạch các bộ phận bên ngoài, khay đựng giấy, bánh cao su cuốn giấy. Công việc vệ sinh bên trong chỉ nên dành cho những người thợ chuyên nghiệp để tránh những hư hỏng đáng tiếc do vệ sinh không đúng cách.