Bước 1: Tạo bảng dữ liệu
Bạn chuẩn bị một bản dữ liệu có sẵn hoặc tự tạo.
Tiếp theo, bạn lên danh sách các lựa chọn (có thể từ tốt đến kém) tại một vị trí khác của trang tính hoặc ở một sheet khác hoặc khi tạo drop-down list trên data validation.
Sau khi hoàn thành các dữ liệu cho drop-down list, bạn quay lại sheet 1.
Bước 2: Kích hoạt Data Validation cho các ô đã chọn
Chọn các ô mà bạn muốn tạo drop-down list, với ví dụ này ta sẽ chọn từ ô B2 đến ô B10 rồi chọn thẻ Data ở trên thanh ribbon.
Chọn Data Validation
Bước 3: Tạo drop-down list
Sau khi chọn Data Validation, hộp thoại này sẽ hiện ra.
Từ thể Settings, trong mục Allow bạn có thể giới hạn kiểu dữ liệu trong các ô đã chọn như date (ngày tháng), time (thời gian), number (số),… Trong ví dụ này, ta sẽ chọn List (danh sách).
Bước 4: Chọn nơi chứa các lựa chọn để tạo drop-down list
Ở ô Source các bạn sẽ nhập nguồn chứa các lựa chọn để tạo drop-down list. Bạn có thể gõ thủ công nhưng sẽ tốn thời gian nên chúng ta nên sử dụng mũi tên bên cạnh ô Source để dẫn tới nguồn các lựa chọn mà chúng ta muốn tạo drop-down list.
Ở bước 1 chúng ta đã tạo một sheet riêng biệt dành cho những lựa chọn để tạo drop-down list, giờ chúng ta chỉ cần ấn nút mũi tên, hộp thoại Data validation hiện lên, chúng ta chuyển sang sheet 2 và lựa chọn vùng các lựa chọn đã tạo.
Nhấn nút mũi tên xuống để hoàn thành việc chọn vùng các lựa chọn
xem phần tiếp theo tại: phần 2