Phần Mềm Mua Hàng Trong Openerp - Triển Khai, Đào Tạo, Hướng Dẫn Sử Dụng - Phần Mềm Quản Lý

Quy trình mua hàng trong openerp

Quy trình mua hàng chuẩn của OpenERP rất thông minh hỗ trợ các tính năng tổng quát sau: 

1.      Gửi đơn đề nghị cung cấp hàng cho nhà cung cấp

-         Người dùng vào menu : Purchase à Request for Quotation để mở danh sách các đơn đề nghị cung cấp hàng ( purchase list )

-         Nhấn nút Create để tạo mới 1 đơn đề nghị cung cấp hàng

o   Hệ thống thiết lập tình trạng của đơn hàng là Request for Quotation

o   Mã số của đơn hàng được tự động tạo ra ( Order Reference & Order Date )

-         Chọn nhà cung cấp (Supplier),

o   Hệ thống hiện các thông tin về địa chỉ hoặc bảng giá (Price list) tương ứng với nhà cung cấp được chọn

-         Chọn sản phẩm để đặt hàng bằng cách nhấn “Create” trong khung  “Purchase Order Line”

o   Hệ thống sẽ hiện lên khung cửa sổ “order line” gồm các trường dữ liệu :

§  Product UoM (Purchase Unit of Measure) : đơn vị tính của mặt hàng

§  Description : mô tả mặt hàng

§  Scheduled Date : được tính theo ngày đặt hàng và ngày giao hàng của nhà cung cấp

§  Unit Price : giá của mặt hàng trên 1 đơn vị được lấy từ bảng báo giá của khách hàng

§  Taxes thuế được tính dựa trên việc phân tích tài chính

-         Chọn sản phẩm trong khung “Product”

o    hệ thống sẽ tự động hiện các thông tin về sản phẩm và số lượng mặc định ban đầu của sản phẩm là 1

-         Nhập vào số lượng cần đặt trong khung “Quantity” (nếu lớn hơn 1)

o   Hệ thống báo lỗi trong các trường hợp nhập sai sau đây

§  Nhập sai định dạng của số lượng

§  Chưa chọn sản phẩm

-         Nhấn “save & New” để tiếp tục chọn sản phẩm

-         Nhấn “Save & Close” để đóng cửa sổ “Purchase Order Lines” lại nếu không chọn thêm sản phẩm nào nữa

-         Nhấn “Cancel” nếu muốn hủy bỏ các sản phẩm đã chọn

-         Nhấn “Compute” để tính giá thành của đơn hàng

-         Nhấn “Request for Quotation” để in bản đặt hàng đề nghị cho nhà cung cấp

-         Gửi cho nhà cung cấp thông tin đơn đề nghị đặt hàng đã được in ra

2. Đồng ý cung cấp?

-         Khi nhà cung cấp đã đồng ý cung cấp hàng, Người dùng chuyển sang bước 3.” Tạo đơn đặt hàng chính thức”

-         Nếu nhà cung cấp không đồng ý cung cấp hàng, Người dùng thực hiện lại bước 1 để tạo đơn đề nghị đặt hàng mới cho nhà cung cấp khác

3. Tạo đơn đặt hàng chính thức

-         Người dùng nhấn “Convert to Purchase Order” để xác nhận là đơn đặt hàng chính thức

o   Hệ thống sẽ chuyển tình trạng đơn đề nghị đặt hàng là Approved

o   Tự động tạo ra một bản đơn nhận hàng tương ứng cho bộ phận kho với trạng thái là Ready to Process

4. Nhận hàng từ nhà cung cấp

-         Người dùng vào menu : Warehouse Management à Incoming Shipment

o   Hệ thống hiện ra danh sách các đơn đặt hàng đang được chuyển tới

o   Tình trạng của đơn hàng là “Ready to Process”

-          Nhấn nút “Search” hoặc chọn “Filter” để tìm ra các đơn đặt hàng với số ID tương ứng được nhanh hơn

- Nhấn vào cây bút chì màu vàng để xem chi tiết đơn hàng đang được chuyển tới.

o   Hệ thống hiện ra thông tin đơn hàng

-         Người dùng sẽ nhấn vào nút “Process”.

o   Hệ thống sẽ hiện lên cửa sổ “Product to Process”

-         Người dùng đối chiếu số lượng hàng nhập vào với số lượng hàng trên đơn hàng

Ø  Nếu không bằng thì Người dùng nhấn vào tên hàng để nhập lại số lượng là số lượng hàng mình đã nhận trong khung “Quantity” và có thể chọn vào “product lot” để xác định kho cho nó lưu trữ

Ø  Nếu có những mặt hàng được giao thêm mà trong đơn hàng không có thì Người dùng nhấn nút “Create”để nhập thêm loại hàng mình đã nhận và số lượng

-         Nhấn nút “Validate” để xác nhận là đơn hàng đã được giao & kiểm tra

o   Tình trạng đơn hàng sẽ chuyển sang “Done”

o   Cột “RECEIVED” sẽ chuyển thành 100%

o   Tự động tạo ra 1 bản hóa đơn ở bên phần “Accounting” (kế toán) với tình trạng là Draft

5. Trả tiền cho nhà cung cấp

-         Người dùng vào Menu : Accounting à Supplier Invoices

-         Tìm bản hóa đơn có ID tương ứng với đơn hàng và tình trạng là Draft

-         Để xác nhận việc trả tiền cho khách hàng, Người dùng nhấn vào biểu tượng ở đầu dòng của mỗi hóa đơn.

o   Hệ thống sẽ hiện lên thông tin chi tiết của hóa đơn đó

-         Nhấn nút “Approve”.

o   Trạng thái của hóa đơn sẽ chuyển thành “Open”

-Nhấn “Pay Invoices”

o   Hệ thống sẽ hiện lên cửa sổ “Pay Invoices”

-         Chọn phương thức trả tiền “Payment Method”

-         Nhấn “Pay Invoice” để xác nhận là khách hàng đã trả tiền.

o   Trạng thái của hóa đơn sẽ chuyển thành “Paid”

o   Tình trạng đơn đặt hàng của bộ phận Purchase cũng chuyển trạng thái là “Done”; 2 cột “Invoiced” & “Received” đều được cập nhật với thông số là 100%

o   Hàng đã đặt cũng được lên vào danh sách hàng có trong công ty để bán cho khách hàng

Công ty Cổ phần Tư vấn Khoa học Máy tính Liên Lục Địa (ICSC)

Nhà tư vấn & cung cấp giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp

Hotline: 0167 7117 287

Email: thunguyen@icsc.vn - Y!m: thuueh

Website: www.icsc.vn

Địa chỉ : Nhà 6A, Công viên phần mềm Quang Trung Q. 12 TP. Hồ Chí Minh