Phần Mềm Quản Lý Tour Khuyến Mãi Lớn Đón Xuân 2015

ACMAN trân trọng gửi tới Quý khách hàng giải pháp tổng thể được tích hợp bởi nghiệp vụ quản lý tour, vé, visa, khách sạn… trong lĩnh vực du lịch và phần mềm quản lý tài chính kế toán ACentTour

NỘI DUNG PHẦN MỀM:

I. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

1. Phân quyền sử dụng chương trình
2. Thiết lập danh mục chung

-          Danh mục khách hàng: Mã/Tên/Địa chỉ/ MST (CMT, hộ chiếu)/ điện thoại/email/ ngày sinh (đối với khách hàng cá nhân)

-          Danh mục đại lý

-          Danh mục vé tàu, đơn vị cung cấp vé tàu

-          Danh mục quốc gia, đại sứ quán, đại lý cung cấp visa

-          Danh mục visa, loại visa

-          Danh mục nhà hàng, khách sạn

-          Danh mục các điểm tham quan, thắng cảnh;

-          Danh mục nhân viên: nhân viên KD, nhân viên đặt dịch vụ, điều hành, hướng dẫn viên

-          Danh mục các loại ngoại tệ

-          Tỷ lệ commit cho đại lý

II. Quản lý Tour

1. Danh mục code tour mẫu:

-          Code tour

-          Thời gian

-          Lịch trình: mô tả chi tiết lịch trình theo từng ngày

-          Giá bán: quy định dựa trên số lượng khách và loại khách (người lớn, trẻ em, trẻ nhỏ)

Có thể lựa chọn loại tiền USD hoặc VNĐ để theo dõi

-          Định mức chi phí từng tour:

• Nhà hàng: ăn sáng, ăn trưa, ăn tối theo từng ngày
• Khách sạn: tính theo từng ngày
• Xe
• Vé tàu
• Phí dịch vụ tham quan, thắng cảnh
• Lương HDV, khuân vác đồ
• ….

-          Định mức nguyên vật liệu sử dụng cho từng tour

• Nguyên vật liệu tiêu hao: chủng loại, số lượng
• Nguyên vật liệu sử dụng quay vòng: chủng loại, số lượng

Danh mục các dịch vụ khác:

-          Mã dịch vụ

-          Tên dịch vụ

-          Giá bán: giá bán cung cấp cho khách hàng

-          Giá mua: giá nhà cung cấp báo cho công ty

2. Đặt tour

-          Mã đại lý/ khách hàng

-          Tên dại lý/ khách hàng

-          Tên người lien hệ/ điện thoại/ email

-          Mã đoàn:

-          Thời gian: ngày bắt đầu – ngày kết thúc

-          Code tour: lựa chọn từ danh mục code tour mẫu, chương trình tự động lấy thông tin từ code tour mẫu

-          Số lượng khách: chi tiết số lượng người lớn, trẻ em, trẻ nhỏ => chương trình tự động xác định giá phí đã được quy định từ code tour mẫu.

Trường hợp sửa lại giá bán: nhập lại lý do sửa giá => chương trình thống kê các lần sửa giá và in ra báo cáo cho quản lý

-          Danh sách các dịch vụ khác kèm theo: được lựa chọn từ danh mục dịch vụ đã được thiết lập sẵn

-          Lựa chọn thông tin HDV

-          Lựa chọn thông tin điều hành

Có thể them, sửa, xóa các nội dung trên phiếu đặt tour

ð  In báo giá cho khách hàng, tự động gửi email nội dung giá dịch vụ cho khách hàng.

Các tour sau khi được xác nhận đặt tour và chốt nội dung dịch vụ của khách hàng

ð  Chương trình xác định doanh thu của tour

ð  Chuyển mã đoàn của tour đã được đặt sang phần dự toán tour để xây dựng chi tiết các khoản chi phí phát sinh cho từng tour

3. Dự toán Tour

Sau khi tour đã được đặt và chốt nội dung dịch vụ, lập dự toán để theo dõi và tạm ứng cho HDV

Chương trình cho phép điều chỉnh và them các khoản mục chi phí phát sinh

-          Khách sạn: Thông tin khách sạn, loại phòng, số lượng phòng (quản lý chi tiết theo từng ngày phát sinh dịch vụ)

-          Nhà hàng: Thông tin nhà hàng, bữa ăn (ăn sáng, ăn trưa, ăn tối), số lượng, đơn giá (quản lý chi tiết từng ngày phát sinh dịch vụ)

-          Xe: Thông tin nhà xe, loại xe (16 chỗ, 24 chỗ…), chi phí

-          Dịch vụ tham quan, thắng cảnh: đơn giá, số lượng (Quản lý cho từng dịch vụ)

-          Vé tàu: số hiệu tàu, giờ đi – giờ đến, loại vé ( ngồi cứng, nằm mềm …), số lượng, đơn giá…

-          Dịch vụ khác…

-          Nguyên vật liệu sử dụng cho từng tour: chủng loại/ số lượng

Nguyên vật liệu được quản lý và tự động xuất ra từ kho nguyên vật liệu của kế toán

-          Tạm ứng cho HDV

ð  In lịch trình tour cho HDV và điều hành

ð  Thực hiện tour, chuyển nội dung tour sang mục quyết toán

4. Quyết toán tour:

-          Căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh do HDV thanh toán và công ty thanh toán trực tiếp cho các đối tác, người có quyền xét duyệt, điều chỉnh (nếu có), xác nhận các chi phí hợp lệ đã được duyệt

ð  In bảng quyết toán tour

ð  Xác định được chi phí và doanh thu thực tế của từng tour

ð  Chấp nhận quyết toán, chương trình tự động đẩy số liệu sang kế toán

5. Kế toán:

-          Thực hiện công việc thu – chi hàng ngày

-          Đối chiếu các khoản công nợ phải thu, phải trả

-          Nhập kho nguyên vật liệu khi mua mới

-          Nhập kho nguyên vật liệu khi kết thúc tour chuyển về

-          Chương trình tự động xuất kho nguyên vật liệu theo dự toán và quyết toán từng tour

-          Xử lý các nguyên vật liệu mất, hỏng, quá hạn sử dụng…

-          Xác định tồn kho nguyên vật liệu theo từng loại

-          Xác định lương của HDV và khuân vác

-          Xác định doanh thu – chi phí – lãi lỗ của từng tour

-          Xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ kế toán

Hệ thống báo cáo:

-          Chương trình thống kê các tour đã đặt, đang thực hiện, đã hoàn thành theo từng ngày, tuần, tháng

-          Báo cáo tổng hợp doanh thu theo nhân viên, theo HDV

-          Báo cáo tổng hợp doanh thu theo đại lý/khách hàng

-          Báo cáo công nợ theo đại lý/ khách hàng, nhân viên

-          Báo cáo công nợ nhà cung cấp

-          Báo cáo lãi lỗ theo từng tour

-          Thống kê các dịch vụ trong kỳ

III. QUẢN LÝ VÉ – VISA – KHÁCH SẠN – XE DU LỊCH

Nội dung quản lý chung cho tất cả các màn hình đặt dịch vụ:

Với các giao diện vé, visa, khách sạn, xe và Tour đều có các nội dung sau:

-          Chọn đối tác đặt dịch vụ: cho phép quản lý tiền commit cho đối tác

                        Có thể <<thêm>> <<sửa>> <<xóa>>

-          Lựa chọn hình thức thanh toán: <<Tiền mặt>>, <<chuyển khoản>>,  Cho phép quản lý các khoản <<đặt cọc>>, <<ứng trước>> của khách hàng;

-          Lựa chọn loại tiền thanh toán, tỷ giá thanh toán;

-          Lựa chọn thông tin khách hàng từ danh mục: có thể thêm mới khách hàng nếu chưa có trong đanh mục;

-          Lựa chọn nhà cung cấp, đại lý cung cấp từ danh mục: có thể thêm mới nhà cung cấp nếu chưa có trong danh mục;

-          Lựa chọn nhân viên kinh doanh; quản lý chi tiết doanh số của nhân viên trong tháng, quý, năm hoặc bất kỳ tại thời điểm nào;

-          Hủy dịch vụ, giảm trừ các khoản liên quan đến dịch vụ

-          Thông tin ghi chú

1. Quản lý đặt vé: giao diện đặt vé với các thông tin

Chương trình cho phép lựa chọn đặt vé lẻ và vé đoàn

-          Lựa chọn loại vé: ngồi cứng, ngồi mềm….

-          Lựa chọn nhà cung cấp : hãng cung cấp, đại lý cung cấp

-          Thông tin vé : loại vé,Số vé, hành trình, ngày giờ đi, ngày giờ đến, giá mua/com giá mua, giá bán/com giá bán…;

-          Tổng số khách (đối với khách đoàn): cho phép nhập tổng số lượng hoặc nhập danh sách khách hàng;

-          Hệ thống tự động cảnh báo ngày xuất vé và ngày giờ đi cho nhân viên đặt vé => nhắc nhở khách hàng.

-          Thông tin ghi chú

-          In phiếu đặt dịch vụ

-          Hoàn vé: các vé đã đặt, khi hoàn vé chương trình tự động ghi giảm các khoản doanh thu, giá vốn, tiền com.

-          Quản lý vé đã đặt: Các vé đã được đặt chương trình tự động chuyển vào Danh sách các vé đã đặt, kiểm soát thông tin các vé đã đặt, các vé đã hoàn

-          Tình trạng vé: đã đặt/ xác nhận

Đối với các đơn đã chuyển sang trạng thái xác nhận, sau khi chốt số liệu, chương trình tự động đẩy sang hệ thống kế toán

2. Quản lý Visa:

-          Thông tin khách hàng đặt visa;

-          Thông tin visa: nước xin visa, loại visa, nhà cung cấp visa, ngày giờ nhận/trả visa;

-          Hệ thống tự động cảnh báo ngày trả visa;

-          Thông tin ghi chú;

-          In phiếu đặt dịch vụ

-          Quản lý danh sách visa đã đặt;

-          Tình trạng visa: đã đặt/ xác nhận

Đối với các đơn đã chuyển sang trạng thái xác nhận, sau khi chốt số liệu, chương trình tự động đẩy sang hệ thống kế toán

3. Đặt Phòng khách sạn/Xe:

-          Lựa chọn khách sạn/ Hãng xe

-          Chi tiết phòng: loại phòng, tên phòng/ số lượng/ đơn giá/ FOC bán/ FOC mua

-          Thông tin chi tiết xe

-          Thông tin check in, check out;

-          Thống kế thời gian nghỉ lại : số đêm

-          Thống kê thời gian sử dụng xe

-          Ngày xác nhận đặt phòng với khách sạn, chương trình tự động nhắc nhở;

-          Thông tin ghi chú

-          In phiếu đặt dịch vụ

-          Quản lý danh sách các phòng/xe đã đặt

-          Tình trạng đặt phòng: đã đạt/xác nhận

Đối với các đơn đã chuyển sang trạng thái xác nhận, sau khi chốt số liệu, chương trình tự động đẩy sang hệ thống kế toán

4. Module chăm sóc khách hàng:

-          Tự động gửi SMS, email theo event sinh nhật của khách hàng cá nhân

-          Thiết lập các event gửi SMS, email khác

-          Lựa chọn danh sách khách hàng phù hợp với từng event

-          Lựa chọn thời gian gửi event

-          Gửi event

IV. LIÊN KẾT SỐ LIỆU SANG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACENT

1. 
   1.      Liên kết sang hệ thống kế toán quản trị:

Toàn bộ các hoạt động của vé, visa, tour, khách sạn, xe ô tô,.. được xác nhận và đẩy thông tin sang kế toán theo các định nghĩa hạch toán được xác lập:

-       Doanh thu.

-       Giá vốn.

-       Công nợ khách hàng.

-       Công nợ nhà cung cấp.

-       Tiền hoa hồng nhân viên,

-       Tiền commit khách hàng

-       Tiền tips từ các nhà cung cấp dịch vụ.

-       Các hạch toán hủy dịch vụ.

-       ....

Kế toán viên không phải nhập lại các hạch toán này, giúp cho công việc của kế toán được giảm tải và được chính xác hơn.

Việc đối chiếu công nợ có thể thực hiện bất kỳ lúc nào, bất cứ đối tượng nào

Các báo cáo liên quan cho lãnh đạo được thực hiện nhanh chóng. Lãnh đạo có thể trực tiếp vào theo dõi và khai thác các thông tin này không cần phải qua kế toán.

2.Tích hợp hệ thống phần mềm kế toán doanh nghiệp ACMAN phiên bản ACENT:

-          Kế toán tiền mặt , tiền gửi.

-          Kế toán công nợ phải thu, phải trả.

-          Kế toán chi tiết nguồn vốn.

-          Kế toán kho: Nguyên vật liệu, hàng hóa,....

-          Kế toán chi phí giá thành sản phẩm.

-          Kế toán TSCĐ và CCDC.

-         Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.

-         Tự động kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.

-         Báo cáo tài chính theo QĐ 48 bộ tài chính.

-         Báo cáo thế giá trị gia tăng, tích hợp kết xuất sang phần mềm HTKK của TCT.

-         Báo cáo thu nhập doanh nghiệp, tích hợp kết xuất sang phần mềm HTKK của TCT.

CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG:

• Ngôn ngữ lập trình C#, hỗ trợ tối đa nền tảng Net
• Hệ cơ sở dữ liệu: Sql server, hỗ trợ mạnh làm việc trong mạng LAN
• Hệ thống báo cáo Xtrareport, Exel, Crytal report – (Tăng tốc độ xử lý)
• 
  Fonts chữ sử dụng: Unicode