Làm cách nào để chấm dứt gửi email sai địa chỉ?

Điều này xảy ra với tất cả chúng ta. Sau khi đã thở phào nhẹ nhõm khi đã gửi đi những thông tin cần thiết, bạn nhìn phần "người nhận" và phát hiện ra rằng mình đã sai lầm nghiêm trọng.

Bạn không đơn độc. Theo một cuộc khảo sát của AOL, 32% người được hỏi cho biết họ đã từng gửi một e-mail tới sai người nhận. Có thể nói, gửi email sai địa chỉ là một lỗi khá dễ hiểu. Nút “reply” thưởng rất gần với “forward”, khiến cho người sử dụng rất dễ nhầm lẫn khi không chú ý.

Hãy thử tưởng tượng bạn sử dụng iPhone để đánh văn bản và gửi tin nhắn, và bạn nhận thấy một lát sau đó - nhờ một văn bản vừa nhận được - cuộc hội thoại bạn đang tham gia không phải với người mà bạn muốn mà là với người đã chat với bạn lần cuối cùng trước đó.

Vì vậy, hãy áp dụng những cách dưới đây để giảm khả năng gửi email sai địa chỉ, theo lời khuyên của các chuyên gia công nghệ:

Hãy tạo một email dành riêng cho công việc

Điều này rất dễ dàng thực hiện nhưng cũng rât dễ bị lãng quên. Hãy sử dụng một địa chỉ email duy nhất để dành riêng cho công việc. Hãy nhớ rằng, ông chủ của bạn có thể - tại bất kỳ thời điểm nào và vì bất kỳ lý do - truy cập và đọc tất cả mọi thứ trên tài khoản của công ty bạn. Vì vậy, hãy tách bạch giữa email cá nhân và công việc.

Điền vào mục "To:" khi gửi email - Không dựa tính năng tự động

Ngay cả khi bạn đã gửi email tới sai địa chỉ, không phải là không có cách cứu vãn. Chức năng "Thu hồi" của Microsoft Outlook có thể phá hủy hoàn toàn những e-mail chưa đọc từ hòm thư của người khác, nhưng chỉ trong trường hợp bạn vừa là người gửi, vừa là người nhận (bạn có thể cc cả địa chỉ bản thân). Gmail cung cấp chức năng tiện dụng "Undo" sau khi bạn nhấn gửi, cho bạn một cửa sổ 30-thứ hai để xem lại mọi thứ trước khi email được chuyển đi. Chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng nhỏ màu xanh lá cây ở phía trên bên phải của hộp thư trong Google Labs, và tìm chức năng "cho phép lùi lại việc gửi thư." Tính năng này đã được giới thiệu cụ thể một thời gian dài trước đây.

Sử dụng trình duyệt riêng cho nhóm Gchatters

Rất nhiều công ty sử dụng Gchat hoặc AIM để liên lạc với các nhân viên và đối tác. Nếu bạn ở một trong những công ty này, thì mọi việc khá đơn giản, chỉ cần sử dụng một trình duyệt riêng (Chrome, Firefox, vv) để liên lạc với những người trong danh sách của bạn.

Nếu bạn không thích những phương án trên?

Không làm gì cả.

Việc đơn giản nhất bạn có thể làm là bỏ qua email sai địa chỉ đó và gửi một email mới

Hành động nhanh chóng.

Thời gian mà các e-mail hoặc tin nhắn bị gửi sai địa chỉ càng lâu, thì khả năng bạn bị vi phạm thông tin càng lớn. Chính vì vậy, ngay khi phát hiện ra email sai địa chỉ, hãy làm tất cả những gì bạn cho là cần thiết để cứu vãn tình thế.

Xin lỗi.

Nếu như email bị gửi sai địa chỉ gây tác hại lớn đến công việc kinh doanh của bạn, thì cách duy nhất là nói lời xin lỗi với đối tác. Một cuộc gọi sẽ được đánh giá cao hơn nhiều so với một e-mail. Hãy gọi điện trực tiếp cho đối tác và giải thích mọi chuyện.

Chuẩn bị đóng gói đồ đạc và rời khỏi công ty