Máy scan tài liệu Colortrac SmartLF SC25 (M) Xpress

Ngày nay, trong các ngành công nghiệp như Xây dựng, Kiến trúc, Kỹ thuật và Sản xuất; hoặc trong các cơ quan hành chính, sở ban nghành địa phương như: Quản lý đất đai, Tài nguyên môi trường, ... các bản vẽ kỹ thuật, bản vẽ kế hoạch, bản đồ khổ lớn (A3 - A0++) là khá phổ biến.

Nhược điểm khó chịu của những bản vẽ dạng 'giấy' này chính là ở kích thước khổng lồ của chúng. Bạn sẽ phải rất cẩn thận, nhẹ nhàng khi sử dụng chúng nếu không muốn chúng bị rách hay nhàu nát; ngoài ra một điều không thể tránh khỏi là chất lượng giấy sẽ bị xấu đi theo thời gian. Việc lưu trữ và bảo quản những bản vẽ giấy khổ lớn cũng chiếm nhiều diện tích trong văn phòng, hoặc khi muốn chia sẻ thông tin từ chúng thì phải copy ra nhiều bản rất khó khăn.
Nếu bạn muốn thực hiện triệt để việc số hoá tài liệu, hướng tới một văn phòng không giấy tờ, và phân tích được những khó khăn kể trên trong việc lưu trữ & bảo quản tài liệu giấy khổ lớn, chắc chắn bạn sẽ dễ dàng quyết định việc đầu tư ngay cho doanh nghiệp mình chiếc máy quét khổ lớn.

Dưới đây là 05 lợi ích lớn nhất khi bạn trang bị chiếc máy quét khổ lớn của Colortrac:

1 - Số hoá mọi giấy tờ trong văn phòng bạn

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, các thủ tục giấy tờ chồng chất có thể gây trở ngại khó khăn ngay cả cho những doanh nghiệp được tổ chức tốt, làm giảm năng suất lao động và đôi khi làm mất thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Bằng cách số hoá những bản kế hoạch quan trọng, bạn luôn có thể đảm bảo rằng rủi ro được giữ ở mức thấp nhất, đồng thời ở chiều hướng tương tác nội bộ, bạn đang tạo ra một môi trường làm việc dễ dàng, năng động và hiện đại cho đội ngũ nhân viên của bạn. Chất lượng các bản scan từ máy quét khổ lớn hiệu Colortrac không có một thương hiệu nào có thể so sánh kịp và độ sắc nét khi sao chụp của máy đặc biệt thích hợp với các tài liệu kỹ thuật như các bản vẽ CAD, hoặc các đồ án thiết kế cần được tái tạo với độ chính xác cao nhất.

2 - Lưu trữ & Bảo quản các tài liệu quan trọng

Các mẫu máy quét khổ lớn của Colortrac rất linh hoạt với từng như cầu của bạn, bạn có thể số hoá nhiều khổ giấy kích cỡ khác nhau, với các chế độ quét (scan) màu hay trắng đen. Việc số hoá các tài liệu khổ lớn sẽ giúp bạn lưu trữ chúng an toàn hơn và khi cần có thể phục hồi chúng rất dễ dàng. Bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về các bản vẽ, các bản kế hoạch, các tài liệu khác, ... bị mất hay thất lạc, thậm chí nếu xảy ra thảm hoạ như hoả hoạn hay lũ lụt, mọi tài liệu của bạn vẫn sẽ nguyên vẹn và doanh nghiệp của bạn hoàn toàn không bị ảnh hưởng.
Ngoài ra, chi phí văn phòng tốn cho diện tích lưu trữ các tài liệu khổ lớn ở dạng 'bản cứng' cũng sẽ được loại bỏ hoàn toàn. Việc lưu trữ tài liệu điện tử cũng giúp bạn gần như ngay lập tức truy xuất được chúng khi cần trong nhu cầu kinh doanh hàng ngày so với việc lưu trữ 'bản cứng' ở một kho tài liệu nằm ở xa văn phòng công ty chẳng hạn.

3 - Sao chép và Chỉnh sửa hiệu quả

Việc số hoá các tài liệu khổ lớn cũng cho phép doanh nghiệp có một quy trình làm việc hiệu quả hơn. Thay vì phải sao chép (copy) thành những bản cứng khác tại những máy photocopy khổ lớn cồng kềnh và tốn kém chi phí mà chất lượng không đảm bảo; máy quét Colortrac cho phép bạn số hoá tài liệu thành tập tin ở định dạng PDF, TIFF hay JPG, và bạn có thể sao chép ra bản cứng bằng cách in ra từ bất kì máy in nào. Những thao tác này có thể thực hiện dễ dàng trên phần mềm miễn phí đi kèm SmartWorks EZ.

4 - Gửi Email và Chia sẻ ngay lập tức

Dù cho công ty bạn có nhiều đội ngũ tư vấn, bán hàng mà hàng ngày toả ra các hướng để tiếp cận và thăm viếng khách hàng, hoặc các quản lý dự án phải tương tác với các kỹ sư ở nhiều công trường khác nhau cách xa văn phòng; hãy yên tâm vì bạn luôn có đầy đủ các thông tin cần thiết ngay trong tầm tay nhờ giải pháp số hoá của Colortrac. Bạn sẽ luôn có đủ thông tin để cung cấp cho nhân viên, có thể đối phó với những tình huống bất ngờ nhất và chất lượng dịch vụ cũng như sự hài lòng của khách hàng về công ty bạn cũng sẽ tăng theo.

5 - Lợi ích về tài chính

Không thể phủ nhận việc đầu tư một chiếc máy quét khổ lớn tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên, hãy cùng phân tích nhé, những chi phí sau đây bạn sẽ có thể tiết kiệm được rất nhiều:

• Chi phí giấy và mực in hàng ngày sẽ giảm đáng kể
• Tuổi thọ máy in sẽ lâu hơn
• Tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu trong văn phòng
• Tiết kiệm chi phí bưu chính khi cần lấy hoặc gửi tài liệu

Ngoài ra, năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên của bạn sẽ được nâng cao, kéo theo lợi nhuận công ty bạn cũng sẽ tăng.