Gian hàng bánRao vặtTư vấnHỗ trợThêm
  Bí quyết bán hàng Online  Thông báo  Đăng ký  Đăng nhập

Các cách sắp xếp tủ hồ sơ tài liệu nhanh và khoa học

Lại Minh Đức04/12/2018 - 15:05

Lượt xem 242

Công đoạn phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ tài liệu tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại tốn thời gian và đôi khi không phải ai cũng làm được. Với các mẹo sau đây, vatgia.com sẽ giúp bạn biết cách quản lý, sắp xếp sổ sách, tài liệu theo đúng ý mình và vô cùng khoa học

Phân loại hồ sơ

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề, từng mục nhỏ hơn ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… thì sẽ dễ quản lý.

Phân loại theo cụm: Mỗi loại chủ đề nên được chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm, nhóm.

Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.

Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp tủ hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

Sắp xếp theo trình tự thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian trong mỗi hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận, chính xác thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. 

Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.

Chọn loại tủ hồ sơ để lưu trữ tài liệu

Chúng ta không nên đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi, tệp nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được tất cả nếu hồ sơ nhiều, lớn.

Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những tủ hồ sơ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ nên được sử dụng thì có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Dùng mẩu giấy ghi nội dung từng loại hồ sơ để dán trên tường để phân loại từng kệ riêng biệt.

Trên đây là một số cách rất hay được sử dụng để sắp xếp tủ hồ sơ tài liệu nhanh và khoa học. Những các này có thể giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian mà vẫn đạt hiệu quả cao. Nếu bạn có cách nào khác thì hãy chia sẻ với vatgia.com nhé.

Vui lòng đăng nhập ID VATGIA để gửi trả lời của bạn