Văn phòng nhỏ nên mua máy in nào?

Thiết kế

Máy có thiết kế hiện đại, sạch sẽ. Ảnh: Marketonline.

Về hình thức, Canon MF4450 được thiết kế với màu sắc xám đen, trông khá hiện đại, thoát li được lớp vỏ trắng truyền thống của các máy văn phòng trước đây, đồng thời có thể giữ cho vỏ máy được sạch sẽ.

Trên bề mặt là bảng điều khiển đuợc bố trí khá dễ hiểu, trực quan với màn hình hiển thị cho phép điều chỉnh giữa chế độ chữ trắng nền đen hay chữ đen nền trắng tùy người sử dụng. Ba chế độ Copy, Fax và Scan có thể chuyển đổi dễ dàng thông qua 3 nút với đèn nền sáng lên mõi khi chức năng đó được chọn.

Máy được bố trí với hai khay giấy. Khay cố định ở dưới có thể chứa tối đa một ram giấy (250 tờ) thường và khay đa năng ở ngay phía trên dùng để in những kích cỡ khác với kích cỡ ở khay cố định hoặc nếu chỉ cần in một tờ.

Máy có hai chế độ lật. Lật mặt trên sẽ lộ ra bàn kính chuyên cho chức năng quét. Người dùng có thể quét tài liệu hoặc ảnh bằng mặt kính này. Độ dày của nắp được thiết kế linh hoạt tùy theo độ dày của tài liệu cần quét. Đối với chức năng quét còn có thêm một khay cuốn giấy phụ ngay mặt trên nếu như người dùng chỉ muốn quét văn bản đơn thuần.

Mặt sau được bố trí giắc cắm nguồn, cổng USB và hai đường line dùng để nối với đường điện thoại chính và máy điện thoại rời nếu cần. Cổng mạng không được tích hợp nhưng có cổng chờ sẵn. Tay cầm điện thoại phục vụ cho chức năng thoại và fax mặc dù cũng có cổng chờ gắn vào máy in nhưng không được bán kèm. Người dùng nếu muốn có thể mua rời hoặc đấu nối điện thoại thường.

Khay giấy chính mặc dù không được thiết kế chìm nhưng Canon cũng đã cẩn thận trang bị thêm một phần nắp che tránh bụi và bẩn. Kiểu thiết kế này có vẻ tạo được diện tích rộng lớn hơn nhờ gập được khi không cần dùng nhưng xét về không gian chiếm dụng thực so với toàn bộ máy thì kiểu khay gập này cũng không thật sự hiệu quả.

Tính năng

Các khe để giấy. Ảnh: Fareastgizmos.

Ra mắt cùng loạt series 4xxx nhưng MF4450 là phiên bản khá tối giản với các tính năng hỗ trợ in qua mạng và hỗ trợ in hai mặt đã được rút bỏ.

Mặc định, tính năng copy được đặt là tiêu chuẩn khi máy ở chế độ chờ. Tuy nhiên, người dùng hoàn toàn có thể đổi tính năng chờ mặc định thành Fax hay Scan tùy thuộc theo điều kiện nào được dùng nhiều hơn.

Giao diện copy khá đơn giản và dễ hiểu, người dùng có thể nhanh chóng chỉnh thông số sao chụp như mật độ mực, loại văn bản quét, tỷ lệ… MF4450 cho phép sao chụp tối đa tới 4 trang trong một khổ A4 và cho phép phóng to thu nhỏ từ 25% tới 400%. Thêm vào đó là chức năng copy ID chuyên dụng cho sao chụp chứng minh thư hay bằng lái hai mặt trên một trang khá tiện dụng.

Đối với chức năng fax, nếu nhu cầu đơn giản, người dùng chỉ việc cắm đường dây điện thoại vào cổng Line In của MF4450 và chuyển chế độ nhận về tự động là đã trở thành một máy Fax thông thường. Nếu yêu cầu cao hơn, MF4450 cũng cho phép người dùng cài đặt nâng cao như nối thêm máy điện thoại để nhận fax qua nút bấm cứng hay chuyển tiếp fax…

Chức năng scan của MF4450 phong phú nhất, không thua kém bất cứ một máy scan văn phòng nào. Người dùng có thể quét ảnh rồi gửi thành file qua e-mail, lưu ảnh vào máy tính hay chuyển thành PDF. Đối với tài liệu quét, MF4450 có chức năng cho phép chuyển đổi một tài liệu quét có nhiều trang thành một văn bản PDF thống nhất, giúp không phải lo lắng chuyện ghép nối từng trang bằng phần mềm sau này. Hoặc nếu cài gói phần mềm Presto Page Manager kèm theo, người dùng có thể sử dụng chức năng nhận diện văn bản để chuyển các file có chữ dưới dạng ảnh lưu thành các file văn bản có thể chỉnh sửa được.

Chức năng quét ảnh của MF4450 có thể hỗ trợ độ phân giải quang học 600dpi và nội suy 9600dpi, cho phép chỉnh các thông số sáng tối, tương phản, histogram hay tone curve của ảnh quét. Thêm vào đó, người dùng thậm chí còn có thể đặt đoạn nhạc mình yêu thích sẽ chạy trong quá trình quét để theo dói đồng thời tránh khỏi phải nghe tiếng kéo dây của đèn quét.

Cài đặt

Khay mực của MF4450. Ảnh: Stinkyinkshop.

Với đĩa CD đi kèm, việc cài đặt cho MF4450 khá dễ dàng. Đối với người dùng bình thường, chỉ cần chọn chế độ cài đặt tự động đơn giản nhất là máy đã có đủ driver và phần mềm điều khiển quét ảnh đơn giản. Tính năng cài đặt tùy biến thực tế cũng chỉ thêm trình quản lý ảnh Presto và bản hướng dẫn sử dụng.

Canon đã sử dụng một hệ thống đèn báo trên các nút khá thông minh. Ở mọi chế độ, nếu máy đang xử lý, đèn báo tín hiệu sẽ nhấp nháy liên tục, và chỉ khi nào đèn trên nút Start bật thì chức năng Start mới sẵn sàng cho các thao tác tiếp theo, tránh cho việc người dùng bấm liên tục nút Start do quá sốt ruột không biết máy đang trong tình trạng nào.

Sau một thời gian nếu không có chức năng nào hoạt động, MF4450 sẽ tự động chuyển về chế độ tiết kiệm điện với đèn Energy Saver bật sáng. Tuy nhiên, điều bất tiện là ở chế độ này, không một nút nào có thể "đánh thức" được MF4450, kể cả các khi bấm các nút chức năng (Copy, Fax hay Scan). Chí có bấm lại vào nút "Energy Saver" máy mới sẵn sàng hoạt động trở lại.

Menu được điều chỉnh thông qua phím điều hướng 4 bên cạnh màn hình. Nhưng có một bất tiện nhỏ trong việc gán chức năng không đồng nhất. Với chức năng copy hay scan, phím phải hoạt động tương tự như phím OK khi chọn xuống tùy chọn sâu hơn và phím trái trở thành phím Back. Tuy nhiên, với chức năng Fax thì lại không như vậy, người dùng muốn chọn phải nhấn nút OK mới có thể điều chỉnh được thông số.

Hoạt động

MF4450 trong không gian văn phòng. Ảnh: Markenpatrone.

Thời gian khởi động của MF4450 khá nhanh, chỉ mất vài giây là đã sẵn sàng cho các tác vụ in hay quét, sao chụp. Máy có tốc độ in nhanh, có thể đạt tới 24 trang/phút, chất lượng bản in sắc nét, kể cả khi in văn bản có đồ họa cũng khá mịn. Nói chung về tính năng in ấn, MF4450 hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình, không thua gì một máy in văn phòng cao cấp cả. Thông số từ hãng cho thấy máy có thể chịu tải tới 10.000 trang/tháng, nghĩa là có thể in liên tục hơn 300 trang/ngày, thừa đủ cho những văn phòng vừa và nhỏ.

Nhờ lợi thế là một máy in lazer nên chức năng copy cũng rất nhanh chóng và thuận tiện. Khay đa năng ngay trên mặt với sức chứa 35 trang giấy giúp sao chụp những văn bản có nhiều trang hay nhiều văn bản rất nhanh, không phải lật hay thay thế liên tục như khi dùng với bàn kính. Với những văn bản sạch sẽ, chất lượng bản copy không hề thua kém so với bản gốc.

Một tính năng khá thú vị của MF4450 là tính năng copy ID, cho phép copy hai mặt của chứng minh thư vào một mặt giấy. Tuy nhiên, bản thân giao diện ngôn ngữ diễn tả cũng như tài liệu hướng dẫn khá khó hiểu, phải thực hành một vài lần mới có thể làm quen được. Cụ thể, khi quét hết một mặt chứng minh thư, máy sẽ ở chế độ chờ, người dùng phải mở máy ra, lật tiếp mặt sau tại đúng vị trí, máy sẽ quét tiếp rồi mới in ra một bản có sẵn hai mặt trên một trang. Chức năng này thuận tiện hơn cho những người vốn không quen sao chụp chứng minh thư theo kiểu truyền thống là copy một mặt rồi lấy lại giấy, xoay mặt rồi đặt lại vào khay giấy để sao chụp mặt tiếp theo.

Chức năng Fax cũng hoạt động khá hoàn hảo. Do tài liệu được quét trước khi fax nên sau khi văn bản được quét xong với tốc độ khá nhanh, người dùng không nên nhầm lẫn tài liệu đã được fax mà phải đợi một lúc MF4450 mới kích hoạt modem quay số để gửi. Tình trạng gửi chỉ được thể hiện thông qua đèn báo trạng thái ở mặt trước nhấp nháy liên tục. Chỉ khi đèn tắt bản fax mới được coi đã gửi hoàn hảo và người dùng mới có thể sử dụng các chức năng khác được.

Người dùng ngoài việc sử dụng chức năng fax bằng nút trên MF4450, hoàn toàn có thể sử dụng cả tính năng fax từ máy tính. Với tính năng này, khi chọn in, thay vì chọn MF4450 là máy in, người dùng chỉ việc chọn MF4450 có chữ FAX phía sau sẽ khởi động phần mềm cho phép quay số, thêm địa chỉ… Tuy nhiên, sau khi hoàn thành, không thể tìm lại được các bản đã fax do không có phần mềm quản lý hay thư mục cụ thể để lưu.

Về chức năng quét ảnh, MF4450 cũng tận dụng được hai hình thức quét như đối với chế độ copy. Nếu muốn quét ảnh hoặc các tài liệu cần độ phân giải cao, người dùng có thể dùng bàn kính với khoảng cách có thể điều chỉnh theo độ dày của tài liệu. Còn nếu đơn thuần chỉ muốn quét văn bản, có thể dùng ngay khay đa năng trên mặt máy với tốc độ nhanh và thuận tiện hơn nhiều. Với sức chứa 35 trang giấy, MF4450 đủ thuận tiện khi phải quét và lưu giữ những văn bản có nhiều trang.

Tốc độ quét tài liệu của MF4450 khá nhanh chóng với chất lượng bản quét sắc nét. Tốc độ chuyển đổi sang PDF nhanh, kể cả khi sử dụng chức năng quét nhiều trang thành một tài liệu PDF. Tuy nhiên khi quét ảnh thì tốc độ xử lý khá chậm, chỉ phù hợp với những văn phòng ít khi phải làm việc với đồ họa hay quét ảnh.

Một điểm thuận tiện nhưng cũng khá bất tiện ở chế độ quét là MF4450 hỗ trợ hai chế độ: quét từ máy tính và quét bằng nút bấm trên máy. Nếu quét từ máy quét vào máy tính, người dùng phải chuyển sang chế độ "Computer", còn nếu muốn quét bằng phần mềm từ máy tính, phải chuyển sang chế độ "Remote Scanner". Nếu không chuyển đổi trước trong Menu, phần mềm sẽ báo lỗi không nhìn thấy máy quét cho đến khi người dùng chuyển chế độ. Cách đặt tên khá khó hiểu, ngay cả với giao diện tiếng Việt (chức năng "Máy tính" và chức năng "Máy quét từ xa") cộng với không tự động chuyển đổi giữa hai chế độ khiến cho chế độ quét của MF4450 cũng khá bất tiện nếu người dùng phải sử dụng nhiều đến tính năng này.

Bù lại, giao diện quét tài liệu khá thân thiện. Người dùng có thể chọn chế độ quét tài liệu tự động hoặc tự mình điều chỉnh kích cỡ, độ phân giải hay điều chỉnh sắc độ, sáng tối, tương phản của định dạng định xuất ra.

Tính năng kỹ thuật