Văn phòng không bàn phím: Liệu làm việc với ipad hiệu suất có cao ko?

Từ khi ra đời, iPad vẫn được xem là thiết bị giải trí hơn là thiết bị dùng làm việc. Nhưng nếu được công ty cho đổi máy tính - và bạn muốn chiếc máy tiếp theo sẽ là iPad - thì phải làm sao để sếp duyệt? Với sự ra đời của iWork cho iPad, bạn có thể có một chút hi vọng. Hãy xem thử liệu chương trình này có biến được iPad từ một thiết bị giải trí thành một thiết bị phục vụ công việc một cách hiệu quả được không.

1. "Khắc nhập/Khắc xuất"

iWork (ở đây là phiên bản dành cho iPad) sẽ không làm được gì nhiều nếu chỉ cho phép người dùng tạo tài liệu để rồi chỉ sử dụng được trên iPad. May mắn là Apple đã kèm theo tính năng nhập và xuất tài liệu; nhưng cũng thật không may là những tính năng này lại không được tốt cho lắm.

- Khi cần nhập hoặc xuất tài liệu, cách tốt nhất là thông qua email. Bạn có thể nhập file Word hoặc file Pages và chương trình Pages, file Excel và Numbers vào chương trình Numbers, file Powerpoint và Keynote và chương trình Keynote từ bất kỳ email nào bạn nhận được.

Xuất tài liệu thông qua email lại không được linh hoạt như vậy. Bạn có thể xuất file Pages thành định dạng Pages, Word hoặc PDF; file của Keynote thành định dạng mặc định hoặc PDF (định dạng PPT không được hỗ trợ); file của Numbers thành định dạng Numbers hoặc PDF (không có XLS của Excel). Nếu tất cả đồng nghiệp của bạn đều dùng iWork thì không có gì phải phàn nàn, nhưng thực tế lại không được như vậy. Có thể nói tính năng xuất file qua email không hoàn chỉnh, đây là một điều đáng buồn vì nó là lựa cho tốt nhất đối với iWork.

- Lựa chọn thứ hai là sử dụng trang iWork.com của Apple. Để làm việc với tài liệu được lưu trên iWork.com, trước hết bạn cần tải về máy bằng Mobile Safari, sau đó yêu cầu thiết bị mở bằng ứng dụng tương ứng.

Lưu tài liệu trên iWork.com có thể được thực hiện 1 cách dễ dàng bằng cách chọn iWork.com trong khung hội thoại xuất dữ liệu (chọn từ menu chính) trong bất cứ ứng dụng nào trên iPad. Tính năng này còn cho phép gửi email thông báo về tài liệu được chia sẻ cùng với đường dẫn. Trong trường hợp lý tưởng nhất, bạn có thể sử dụng tài liệu chia sẻ trên iWork.com giống như nó đang được lưu trong ổ đĩa MobileMe, nhưng dịch vụ này vẫn còn đang được thử nghiệm.

Một điểm đáng được khen ngợi của iWork.com là nó cho phép người dùng PC có thể tải tài liệu từ dịch vụ theo định dạng mà họ có thể sử dụng được, điều này sẽ làm cho việc hợp tác với người dùng Micrsoft Office dễ dàng hơn.



- Lựa chọn cuối cùng cho việc nhập/xuất tài liệu là sử dụng chức năng được Apple gọi là "chia sẻ file". Phương thức này yêu cầu phải dùng máy tính có cài iTunes, iPad (tất nhiên rồi) và cáp dữ liệu.

Để nhập file, không cần biết là PPT, Keynote, Excel, Numbers, Pages hay Word, trước hết phải nối iPad với máy tính, mở iTunes, mở tab "Apps", kéo xuống dưới cùng, chọn ứng dụng bạn muốn nhập tài liệu và chọn file từ khung hội thoại. Sau đó, mở iPad, chọn "Open a document" từ một trong 3 ứng dụng, chọn biểu tượng folder ở góc phải màn hình rồi mới chọn file cần nhập. Nói chung là lằng nhằng.

Xuất dữ liệu cũng tương tự, nhưng bạn làm ngược lại: chọn export file thông qua chia sẻ file, kết nối iPad với máy tính, mở iTunes, mở tab Apps, kéo xuống dưới, tìm tài liệu bạn cần rồi kéo sang folder trên máy tính.

Nhiều người sẽ tự hỏi vì sao lại phải phức tạp như vậy? Tại sao không cho gởi file thông qua Bluetooth hay wifi? Tại sao không để cho iPad xuất hiện như 1 ổ đĩa trên máy tính? Trong hành trình đơn giản hóa mọi thứ của mình, vô tình Apple đã gây khó cho những người biết họ đang làm gì.

Xuất và nhập dữ liệu vẫn còn nhiều vấn đề. Một vài định dạng sẽ gặp lỗi, nhưng phần lớn nội dung vẫn được bảo toàn. Tuy nhiên, có vài tính năng không được hỗ trợ trên iWork cho iPad. Trong quá trình thử nghiệm, chúng tôi gặp lỗi ngay cả khi nhập dữ liệu từ iWork cho Mac. Nếu chọn iPad để soạn thảo các tài liệu quan trọng, tốt nhất là bạn phải kiểm tra kỹ trước khi trình bày và nên nhớ rằng đây không phải là bộ iWork mà bạn từng biết.

2. Keynote trên iPad

Keynote chính là điểm sáng trong bộ sản phẩm iWork cho iPad. Khả năng kéo thả, tập trung đối tượng khi tạo slide trình chiếu rất thích hợp với thiết bị dạng bảng như iPad.

Sau khi chọn 1 trong 12 mẫu có sẵn, bạn sẽ được chuyển đến giao diện chính. Nó được chia làm 3 phần: khu vực chính để thêm và chỉnh sửa nội dung slide, 1 thanh nhỏ nằm ở cạnh màn hình (sidebar) thể hiện hình thu nhỏ của từng slide và thanh công cụ.

Khu vực chính có thể zoom tương tự như khi xem ảnh, hoặc có thể di chuyển bằng cách kéo ngón tay. Khi khu vực này chiếm toàn bộ màn hình, thanh công cụ và sidebar sẽ tự động ẩn. Có thể gọi các thanh này bằng cách chạm vào vị trí trước kia của chúng. Slide có thể được thu nhỏ còn 50% hoặc phóng lớn lên 200%. Sản phẩm luôn có độ phân giải 1024x768 cho dù bạn trình chiếu trên iPad hay máy tính.



Để thêm slide, nhấn vào dấu "+" nằm ở phía dưới sidebar. Bạn có thể chọn 1 trong 6 kiểu mẫu slide (bao gồm cả mẫu trắng)

Thứ tự các slide có thể thay đổi bằng cách nhấn và giữ slide, kéo nó ra khu vực chính và đặt lại vào thanh sidebar ở vị trí mong muốn. Bạn có thể di chuyển nhiều slide cùng lúc bằng cách kéo một slide ra rồi chọn các slide khác trong khi vẫn giữ slide ban đầu. Ngoài ra các slide còn có thể lồng vào nhau, rất hữu ích khi bạn muốn sắp xếp theo chủ đề hoặc làm cho sidebar nhìn gọn gàng hơn.

Bằng cách nhấn vào slide trên sidebar và nhấn thêm lần nữa, bạn có thể cắt, sao chép, xóa hoặc bỏ qua slide đó. Bỏ qua slide cho phép người dùng giữ lại nhưng không hiển thị slide đó khi trình chiếu.

Thanh công cụ

Thanh công cụ là nơi các tính năng cao cấp được cất giữ. Ở phía bên trái là nút "My Presentations" (nhấn vào sẽ mở menu chính của Keynote) và nút Undo. Chức năng Redo cũng có mặt, bạn chỉ cần nhấn và giữ nút Undo.

Tên của tài liệu nằm chính giữa thanh công cụ. Bên tay phải là nút Info, Insert, Animation, Tools và Play.

- Nút Play sẽ bắt đầu trình chiếu slide ở chế độ toàn màn hình. Để tắt chỉ cần nhấn 2 lần vào bất kỳ điểm nào trên màn hình
- Nút Tool cho phép bạn dùng chức năng tìm kiếm, hoặc tìm kiếm và thay thế. Ngoài ra còn có các thiết lập của chương trình nằm trong này.
- Nhấn vào nút Insert sẽ hiện ra một cửa sổ với 4 tab. Tab đầu tiên có tên Media dùng để thêm hình ảnh vào slide (Keynote trên iPad không hỗ trợ thêm âm thanh vào slide, nếu chuyển slide từ máy Mac sang, phần âm thanh sẽ bị loại bỏ). Các tab còn lại dùng để thêm bảng, đồ thì hoặc các hình hình học, mỗi tab chứa 6 kiểu khác nhau.
- Sau khi đặt 1 vật thể vào khu vực chính, bạn có thể tùy biến bằng nút Info. trước hết bạn cần kích hoạt vật thể cần chỉnh sửa bằng cách nhấn vào vật thể đó. Sau đó bạn có thể làm nhiều thao tác khác nhau tùy vào tính chất của vật thể.



Các hiệu ứng được đưa vào rất dễ dàng, nhưng cũng đủ mạnh để vẫn giữ được tính hấp dẫn. Hiệu ứng có thể được đưa vào giữa các slide hoặc áp dụng cho các vật thể.

Danh sách hiệu ứng rất ấn tượng với tổng cộng 13 lựa chọn từ đơn giản tới phức tạp. Bạn có thể tinh chỉnh thời gian, chiều của hiệu ứng cũng như thứ tự xuất hiện của chúng. Magic Move, hiệu ứng Apple đưa vào phiên bản Mac của Keynote vào năm trước cũng có mặt, đem lại hiệu ứng hình ảnh rất ấn tượng.

Bạn có thể tự hỏi là liệu có thể tạo nguyên một slide trình diễn bằng iPad? Bạn có thể. Vậy có đáng không? Dùng thao tác chạm để làm slide sẽ tạo cho bạn sự thích thú, vì vậy, tại sao không?

3. Pages

Khi bắt đầu tạo văn bản bằng Pages, bạn có thể chọn 1 trong 16 mẫu sẵn có. Các mẫu khá đa dạng, từ mẫu văn bản thông thường tới poster và thiệp cảm ơn.

Trong khi Keynotes chỉ có thể hoạt động ở chế độ màn hình ngang, Pages có thể hoạt động ở cả 2 chế độ màn hình. Nếu để màn hình nằm ngang, chỉ có trang văn bản và bán phím (ảo) được hiển thị. Lúc này bạn chỉ có thể nhập liệu đơn giản. Phần lớn tính năng của chương trình chỉ sử dụng được khi để màn hình nằm dọc. Cũng giống như Keynotes, phần chỉnh sửa văn bản có thể được zoom và di chuyển.



Có 2 thành phần chính trong giao diện của Pages: thanh công cụ và thước đo. Phần lớn các định dạng văn bản cơ bản nằm trên thước đo. Việc bôi đen văn bản khá khó khăn - nếu bàn phím có phím mũi tên sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Thanh công cụ của Pages cũng tương tự Keynote; khác biệt duy nhất là có thêm nút chuyển chế độ toàn màn hình và nút Tools chứa các lựa chọn thiết lập văn bản.

Phần thiết lập văn bản cho phép thay đổi mẫu của văn bản đang mở. Giao diện của phần này giống như bản vẽ kỹ thuật. Bạn có thể thay đổi kích thước trang giữa A4 và khỏ giấy viết thư, nhưng không thể thay đổi tỷ lệ, mặc dù vài người dùng đã tìm ra cách vượt qua giới hạn này. Ở màn hình này bạn cũng có thể thay đổi header và footer, cũng như thêm chữ hoặc hình ảnh thể hiện trên mọi trang văn bản.



Vấn đề lớn nhất đối với Pages là bàn phím ảo không có phím mũi tên. Điều này khiến các thao tác rất đơn giản trên máy để bàn trở nên khó chịu trên iPad. Nếu sử dụng bàn phím ngoài thì mội chuyện sẽ dễ dàng hơn nhiều, nhưng nếu phải mang theo iPad và bàn phím ngoài chỉ để xử lý văn bản, thì việc mang theo 1 chiếc laptop có vẻ hợp lý hơn.

4. Xử lý số liệu

Cũng giống như Pages, Numbers cũng có 16 mẫu có sẵn. Đủ để đáp ứng nhu cầu cho nhiều đối tượng khác nhau.

Giao diện của Numbers cũng khá giống Pages, nhưng thay vì thanh công cụ và thước đo, Numbers dùng thanh công cụ và tab - trông giống tủ hồ sơ.



Thanh công cụ của Numbers cũng giống các chương trình khác trong bộ phần mềm. Nút Tools chứa ít mục hơn. Numbers không hỗ trợ đồ thị dạng 3D.

Cách thêm đồ thị vào bảng tính khác ngược đời. Trước hết bạn chọn kiểu đồ thi, đồ thị sẽ được thêm vào bảng tính, sau đó mới tới bước chọn dữ liệu cho đồ thị thể hiện.

Cách Apple đưa ra để bạn nhập liệu rất tinh tế. Khi bàn phím xuất hiện trong Numbers từ phía dưới, thanh công thức nằm ngay bên trên. Phía bên trái thanh là các nút để thay đổi bố trí của bàn phím.

- Nút 42: chuyển sang bàn phím số.
- Nút hình đồng hồ: nhập ngày tháng hoặc giờ
- Nút T: chuyển sang bàn phím chữ
- Nút =: chuyển sang bàn phím chuyên dùng để nhập công thức.



Nhìn chung các thao tác trong Numbers đều thân thiện và dễ sử dụng, trừ các thao tác liên quan tới từng ô, vì chúng quá nhỏ so với ngón tay chúng ta.

5. Kết luận

Sử dụng iWork trên iPad có thể thú vị trong thời gian đầu, nhưng nếu phải dùng trong thời gian dài, có lẽ bạn sẽ tìm đến laptop hoặc máy tính để bàn. Công việc xử lý văn bản, số liệu sẽ thích hợp với chuột và bàn phím hơn là màn hình cảm ứng của iPad.

Trở lại vấn đề ở đầu bài, trừ khi sếp bạn quá dễ dãi với hiệu suất làm việc của nhân viên, còn không thì khả năng được sếp chấp nhận cấp iPad để làm việc hầu như là 0%