Giải pháp gì để quản lý doanh nghiệp từ xa?

Nếu bạn có một địa điểm làm việc trong đó mọi người lại làm việc ở nhiều nơi khác nhau, những mẹo nhỏ sau đây có thể giúp bạn quản lý tốt hệ thống nhân viên.

Ban đầu những chuyện này nghe có vẻ dễ dàng như là bấm nút nhưng việc quản lý các nhân viên “từ xa” lại phải tốn nhiều thời gian để học hỏi, giao tiếp và điều quan trọng là lòng tin. Đó là những gì mà các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu.

Ngày nay nhờ vào công nghệ IT ngày càng hiện đại hơn, nhanh hơn, rẻ hơn và linh động hơn mà các nhà sử dụng lao động cũng như các chủ doanh nghiệp có thể điều hành công việc từ nhà, từ ngoài đường hay từ bất kỳ một nơi nào trên thế giới. Phương thức làm việc này được gọi là telework.

Nếu trước đây hệ thống telework chỉ là trên lý thuyết thì ngày nay đã được áp dụng trên thực tế và ngày càng trở nên thông dụng. Cho đến năm 2003, có khoảng 54% các công ty trên thế giới đều có các hệ thống này, và dự báo con số này có thể lên tới 80% vào năm 2005, theo như một cuộc điều tra của AT&T do nhóm Economist Intelligence, một trong những vũ khí đắc lực của tờ tạp chí Kinh Tế tiến hành. Tại Mỹ, có tới 44 triệu nhân viên làm việc part time tại nhà – và có thể lên tới 51 triệu vào năm 2008, theo như cuộc khảo sát vào năm 2004 của Scottsdale, Arizona, một công ty chuyên tiến hành nghiên cứu thị trường In– Stat/MDR.

Vậy cái gì đang khiến trào lưu này bùng nổ? Các nghiên cứu đã thấy được rất nhiều lợi nhuận cho các doanh nghiệp và các nhân viên. Các nhân viên cảm thấy thoải mái hơn vì họ được ở gần nhà và gia đình, hiệu quả công việc tăng lên nhờ giờ làm việc thêm và các chi phí giảm vì tiết kiệm được phương tiện đi lại và phí thuê văn phòng.

Tuy nhiên, không phải tất cả các công ty sẽ và nên áp dụng telework trong công việc và không phải công ty nào cũng gặp khó khăn như nhau. Để giúp các bạn có được cái nhìn toàn cảnh hơn về đề tài này, tạp chí Entrepreneur sẽ giới thiệu ba công ty sử dụng các nhân viên làm việc theo phương thức điều khiển từ xa. Trong đó, một công ty mà chủ tịch và người sáng lập công ty thường xuyên làm việc từ nhà và trên đường, một công ty khác có chủ tịch hội đồng quản trị sống ở một thành phố khác so với trung tâm điều hành chính và thuê các nhân viên ở nhà và các nhân viên ký hợp đồng từ xa ở Ấn Độ, và cuối cùng là một công ty sử dụng lực lượng lao động được phân định bởi một giám đốc làm việc từ nhà, thường xuyên di động, có một văn phòng vệ tinh đồng thời cũng thuê các thành viên khác.

Mỗi công ty đều phải đối mặt với những khó khăn khác nhau và có những giải pháp khác nhau. Nhưng có một điều chung là họ đều công nhận rằng con đường mà họ đã lựa chọn là đúng.

Quản lý công ty từ nhà

Mỗi buổi sáng hàng tuần và đặc biệt là vào các sáng thứ Hai và thứ Sáu hàng tuần, Paul Purdue làm việc trong cùng một phòng ở trang trại là công ty iFulfill.com, một công ty vận tải phục vụ các khách hàng trên mạng vào năm 1998. Sự sắp xếp này cho phép Purdue có nhiều thời gian với gia đình hơn. Cùng với VPNs, IM và hệ thống Internet cho phép ông điều hành công việc từ nhà, ông quản lý 31 nhân viên những người thường vận chuyển hàng nghìn gói hàng hàng ngày từ kho ở Maumee, Ohio.

Nếu một nhân viên muốn gặp ông thì họ quay số máy lẻ, họ sẽ gặp được ông như thể ông và nhân viên của mình đang nói chuyện trực tiếp với nhau. Thông thường, mọi người sẽ liên hệ, giao tiếp với ông và sau đó là đi tới văn phòng của ông, và họ thật là ngạc nhiên vì sự vắng mặt của ông. Tuy nhiên ông không hề dời khỏi hay không có mặt tại công ty như mọi người vẫn tưởng. Việc điều khiển công ty từ xa bằng cách truy cập máy tính nội bộ trong công ty thông qua mạng giúp ông có thể nói chuyện khi mọi người đến đó làm việc, ông còn biết có bao nhiêu kiện hàng cần phải trả, thậm chí ai là người giao hàng không đúng địa điểm.

Với việc điều hành các nhân viên bằng các công nghệ hiện đại, có một kế hoạch kiểm tra giờ làm của các nhân viên chặt chẽ và thường xuyên cùng với các trợ lý của mình và điều quan trọng hơn là tác phong làm việc mà Purdue đã đưa công ty vươn lên với tầm cỡ như hiện nay, với doanh số dự kiến là 7.2 triệu đôla trong năm nay.