Họp qua mạng

[b]Hướng dẫn sử dụng cách họp qua mạng Internet[/b] Họp trực tuyến (họp qua mạng Internet) đã trở thành một hình thức họp phổ biến trong thời đại mà sự bùng nổ của CNTT đang làm thay đổi thế giới hàng ngày, hàng giờ. Tuy nhiên, ở Việt Nam đây là hình thức khá mới mẻ, chỉ được áp dụng ở một số Bộ, Ngành. Lợi ích của nó mang lại rất to lớn, tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với các cuộc họp truyền thống và phát huy được thể mạnh vượt trội của nó là cùng một lúc có thể có rất nhiều người tham gia. Thế nhưng cách sử dụng nó như thế nào, phương thức chia sẻ tài liệu ra sao thì đây lại là điều mà nhiều người chưa được biết đến. Hơn nữa, hướng dẫn họp trực tuyến bằng tiếng Việt trên mạng không có, hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn một phần nào đó trong quá trình tìm hiểu hình thức họp mới mẻ này [b] A. YÊU CẦU HỆ THỐNG [/b] Máy tính có cấu hình càng cao càng tốt, có trang bị thêm: + 1 Micro (hầu hết máy tính xách tay đều tích hợp Micro bên trong, bạn chỉ việc cài đúng Driver audio là máy sẽ nhận ra Micro), + 1 Web camera để thu hình ảnh (một số máy xách tay đời mới đã trang bị sắn Webcam ). Nếu bạn dùng máy tính để bàn nên trang bị Webcam có tích hợp luôn cả micro cho tiện chẳng hạn như loại Logitech Quickcam S5500. + Trình duyệt Web Internet Explore 6.0 hoặc Firefox 2.0 trở lên (tốt nhất là dùng Internet Explore (IE) 8.0 RC1 bạn có thể tải IE8RC1 về[url=http://filehippo.com/download_internet_explorer/] Tại đây[/url]) và trong trình duyệt IE hay FireFox phải được cài đặt thành phần hỗ trợ xem Video dạng Flash của hãng Adobe đó là thành phần Adobe Flash Player bạn có thể tải phiên bản mới nhất hỗ trợ cho IE[url=http://filehippo.com/download_flashplayer_ie/] tại đây[/url]. Ngoài ra để tải tài liệu cuộc họp lên mạng và chia sẻ cho mọi người cùng xem thì trình duyệt của bạn phải cài đặt thêm thành phần [b]Adobe Acrobat connect add-in[/b]. Để kiểm tra xem máy tính của bạn đã sẵn sàng cho cuộc họp chưa (Tốc độ kết nối, các thành phần hỗ trợ...) mời các bạn nhấn [url=http://hop.edu.net.vn/common/help/en/support/startmain.htm]Vào đây[/url] rồi sau đó nháy vào liên kết có dòng chữ [b]Test your Computer[/b] , bạn hãy kiên nhẫn chờ 1 lúc cho đến khi nó kiểm tra xong cả 4 dòng chữ đều có dấu "tích" bên cạnh là [b]OK[/b] rồi. Còn đang có dấu "than" đỏ chứng tỏ máy tính của bạn chưa được hỗ trợ đầy đủ.Tôi xin tạm dịch nghĩa của 4 dòng chữ đó như sau 1. Your version of Flash player is supported - Phiên bản Flash Player được hỗ trợ 2. Connect Pro Connection test - Kết nối chuyên dụng đã được kiểm tra 3. Connection Speed test - Kiểm tra tốc độ kết nối 4. Acrobat connect add-in test - Kiểm tra thành phần Adobe connect add-in B. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG Để vào phòng họp nào bạn gõ địa chỉ phòng họp đó. Ví dụ Phòng họp của Sở GD&ĐT Nghệ An: [url=http://hop.edu.net.vn/nghean]http://hop.edu.net.vn/nghean [/url]. Phòng họp của Phòng GD&ĐT Thanh Chương bạn gõ: [url=http://hop.edu.net.vn/tcna]http://hop.edu.net.vn/tcna[/url] .... Sau khi kết nối[b] Adobe Acrobat Connect Pro Meeting[/b] hiện ra bạn gõ tên của mình (trường mình) vào ô[b] Enter as Guest[/b], nếu hiện ra thông báo [b]"This meeting is currently in session. The host has blocked entry for incoming attendees"[/b] nghĩa là bạn đã đến muộn và chủ tọa đã khóa của không cho vào nữa; nếu xuất hiện thông báo [b]"The host has ended this meeting. Thank you for attending" [/b]nghĩa là cuộc họp đã kết thúc.Còn nếu không xuất hiện 2 thông báo trên thì bạn sẽ đăng nhập vào phòng họp với tư cách là người tham gia (Được nghe, xem người khác trình bày, có quyền xin phát biểu ý kiến). Khi đã tham gia vào phòng họp bạn có thể nắm giữ 3 vai trò khác nhau và mỗi vai trò bạn được trao một quyền nhất định. +[b] Host - [/b]Chủ tọa cuộc họp: có quyền điều hành toàn bộ cuộc họp, cho mọi người nghe, xem hình ảnh, tài liệu của mình. Mời người lên phát biểu hoặc cắt lời phát biểu của người khác. + [b]Presenter[/b] - Người đang có mặt với tư cách cùng điều khiển cuộc họp với chủ tọa giống như người ngồi trên ghế chủ tịch đoàn. Có thể cho mọi người xem Webcam của mình, nghe được tiếng nói, và phân phát tài liệu cho mọi người. + [b]Participant[/b] - Người tham gia : Được xem, nghe Host và Presenter trình bày, được quyền phát biểu khi được sự đồng ý của chủ tọa. Chú ý: Với mỗi vai trò thì trên màn hình máy tính của bạn sẽ có thêm các nút chức năng khác nhau. Trong phạm vi bài viết này tôi chỉ xin đi sâu vào 2 vai trò chính:[b] Participant và Present[/b] C. TƯ CÁCH LÀ NGƯỜI THAM GIA (Participant) Màn hình xuất hiện như sau: [url=http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/tgia1.JPG]http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/tgia1.JPG[/url] Ở đây có 4 của sổ: + Cửa sổ có dòng chữ: [b]Camera and Voice[/b] là cửa sổ xuất hiện hình ảnh và âm thanh. + Cửa sổ có dòng chữ [b]Attendee list[/b] là cửa sổ liệt kê danh sách những người tham dự bao gồm cả [b]Host, Presenter và Participant[/b]. Nếu bạn thấy người nào có biểu tượng [url=http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/host1.jpg]http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/host1.jpg[/url] thì người đó đang là chủ tọa của cuộc họp (Host), người có biểu tượng[url=http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/pre.jpg] http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/pre.jpg[/url] là người tham gia điều hành (Presenter) và người có biểu tượng[url=http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/pa.jpg] http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/pa.jpg[/url] là người tham gia (Participant). Tất nhiên lúc mới vào bạn sẽ có biểu tượng này. Nếu một người nào đó bạn thấy có biểu thêm biểu tượng cái loa phát âm thanh là bạn đang nghe người đó nói, có biểu tượng một người đang giơ tay là người đó đang xin phát biểu, nếu có biểu tượng chiếc Micro là lúc chủ tọa đồng ý cho người đó phát biểu và đã trao Micro cho người đó. + Cửa sổ có dòng chữ Chat là của sổ chứa nội dung tin nhắn (chat) mọi người có thể chat với nhau qua cửa sổ này bằng cách gõ nội dung vào ô phía dưới, gõ xong nhấn phím [b]Enter[/b] + Cửa sổ Share là nơi chia sẻ tài liệu bao gồm các bản trình diễn PowerPoint, hình ảnh, âm thanh, phim, bảng vẽ, ..... màn hình Desktop , một của sổ hay một phần mềm ứng dụng đang chạy trên máy tính của chủ tọa. (Đó là điều rất thuận lợi cho việc tập huấn các phần mềm qua mạng) Bạn để ý phía dưới, góc trái màn hình có một biểu tượng [url=http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/giotay.jpg]http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/giotay.jpg[/url] đây chính là nút để giơ tay xin phát biểu ý kiến. Khi bạn giơ tay xin phát biểu, nếu chủ tọa đồng ý thì bên cạnh nút giơ tay phát biểu sẽ có thêm biểu tượng [url=http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/mic.jpg]http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/mic.jpg[/url] bạn để ý trên đó sẽ có 3 nút với 3 chức năng khác nhau. + Nút có hình chiếc Micro và chữ Talk phía sau đây là nút mà bạn phải đưa trỏ chuột và và nhấn, giữ lấy thì micro của bạn mới thi được. + Nút có hình cái khóa là nút mà bạn chỉ việc nhấn chuột vào đó là Micro sẽ thu tiếng nói của bạn mà không cần phải giữ. + Nút có hình mũi tên trỏ xuống là nút tùy chọn âm thanh. Có 3 lựa chọn: Hight Volume - âm thanh phát ra cao nhất (nghe to nhất). Medium Volume - âm thanh phát ra ở mức trung bình. Low Volume - âm thanh ở mức thấp nhất (nhỏ nhất). Để lựa chọn mức âm thanh thích hợp bạn để ý phía dưới có một hàng gạch nhấp nháy liên lục khi bạn nói. Đây là nơi hiển thị mức âm thanh mà Micro trong máy của bạn thu được. Vì hầu hết các máy vi tính thu âm thanh qua Micro rất nhạy nên khuyên bạn nên để tùy chọn âm thanh ở mức thấp nhất để tránh hiện tượng âm thanh bị tái sinh và nghe thấy tiếng nhái (echo) liên tục và kết quả là rất khó nghe hoặc thậm chí không nghe được gì cả nếu bạn để Volume ở mức quá cao. Chú ý: Khi phát biểu xong thì phải tắt Micro ngay để tránh ồn. D. TƯ CÁCH LÀ NGƯỜI CÓ MẶT ĐỂ ĐIỀU HÀNH (Presenter) Khi chủ tọa cho phép bạn là người có mặt để cùng điều hành cuộc họp thì trên danh sách người có mặt biểu tượng [url=http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/pre.jpg]http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/pre.jpg[/url] của bạn như sau lúc này bạn sẽ có quyền điều khiển cuộc họp bao gồm : Cho mọi người nhìn thấy hình ảnh, âm thanh của mình qua Webcam và Micro; Điều khiển của sổ chia sẻ tài liệu (Share). + Cho chạy Webcam bằng cách nháy chuột vào nút có biểu tượng [url=http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/came.jpg]http://thanhchuong.edu.vn/images/stories/baiviet/came.jpg[/url] nháy vào nút này thì hình ảnh của bạn sẽ xuất hiện trên của sổ Camera and Voice. Chú ý lần đâu tiên bạn nhấn vào nút này máy tính sẽ yêu cầu xác nhận cho phép Camera và Micro làm việc hay không trên một hộp, bạn đồng ý thì nháy vào nút Alow nếu không đồng ý thì chọn nút Deny. + Điều khiển cửa sổ Share. Có 3 nhóm lệnh liên quan đến điều khiên của sổ này - My Computer screen: Chia sẻ toàn màn hình máy tính. Nó bao gồm 3 lựa chọn: Desktop - Chia sẻ những gì diễn ra trên màn hình Desktop; Windows - Chia sẻ một cửa sổ làm việc nào đó; Applications - Chia sẻ một chương trình ứng dụng đang chạy - My Documents: Chia sẻ tài liệu bao gồm các file PowerPoint định dạng PPT, PPTX. Các file ảnh định dạng JPG. Các đoạn Film Video ngắn định dạng SWF, FLV. Các File âm thanh định dạng MP3 . Các file nénđịnh dạng ZIP. Dĩ nhiên muốn chia se tài liệu này bạn phải Upload lên trước đã. -Whiteboards: Chia sẻ một bảng trắng cùng các công cụ viết, vẽ hình học, tô màu ... tha hồ bạn trình bày những ý tưởng của người thuyết minh, trình bày. Lưu ý: Phía dưới cửa sổ Share có một nút Full Screen cho phép bạn phóng to cửa sổ Share ra toàn màn hình cho dễ nhìn. Ngoài ra trên thanh Menu còn có một nhóm lệnh liên quan đến việc quản lý các thiết lập phòng họp của bạn liên quan đến việc quản lý tốc độ kết nối, thuật sỹ thiết lập âm thanh, lựa chọn các Web Camera (nếu máy của bạn có từ 2 camera trở lên) .... Xem thêm tại [url=http://thanhchuong.edu.vn/index.php?option=com_content&view=article&id=547:hd-hop-qua-mang&catid=43:may-tinh-internet&Itemid=47]http://thanhchuong.edu.vn/index.php?option=com_content&view=article&id=547:hd-hop-qua-mang&catid=43:may-tinh-internet&Itemid=47[/url]