Nên chọn mua máy chấm công vân tay của hãng nào?

Khi lựa chọn mua máy chấm công hay May cham cong van tay, quý khách nên chú ý tới một số yếu tố dưới đây để có thể mua được 1 máy chấm công phù hợp và đáp ứng được các công việc của công ty mình một cách tốt nhất: Không chỉ lựa chọn Máy chấm công theo cảm tính của mình hay theo các nhân viên kinh doanh tư vấn của những công ty không máy có kinh nghiêm, mới hoạt động được trong thời gian ngắn chỉ thúc đẩy doanhh số. Mà lên lựa chọn những công ty có kinh nghiệm uy tín lâu năm và lựa chọn những máy chấm công sao cho phù hợp nhất với mô hình hoạt động kinh doanh của mình tránh gây lãng phí với các chức năng không cần thiết sử dụng. Để chọn Mua máy chấm công bạn nên tham khảo các yếu tố sau để mua: Số lượng nhân viên: để bạn chọn xem nên dùng loại máy có bộ nhớ của máy có thể lưu đc bao nhiêu chủ thẻ ( số lượng nhân viên ) , lưu được bao nhiêu lần giao dịch qua hệ thống ..vv. - Nếu đơn vị bạn làm việc ở văn phòng, nhà xưởng nhỏ, khô thoáng… có dấu vân tay sạch; nhân viên 50 người; cần máy dễ sử dụng, thời gian chấm công nhanh, ổn định, có thể chọn máy chấm công thẻ giấy (chấm công theo ngày, môi trường làm việc khô thoáng) hoặc máy chấm công thẻ từ cảm ứng (khi phải làm việc với các hóa chất, dầu mỡ). Hai loại máy này chấm công bằng thẻ nên chi phí cao, có thể chấm công thay thế được, trong đó chấm công bằng thẻ cảm ứng nhanh hơn, máy được kết nối với internet nên dễ quản lý hơn. Ngoài ra, trên thị trường còn có những máy chấm công sử dụng kết hợp cả dấu vân tay và thẻ cảm ứng, vừa rút ngắn thời gian chấm công mà thông tin lại được bảo mật tốt hơn Yêu cầu bảo mật: để bạn quyết định xem nên chọn loại sản phẩm nào ,có cần tính bảo mật cao hay không , bảo mật sẽ tăng theo cấp độ sau : thẻ giấy, thẻ từ, vân tay, khuôn mặt, giọng nói, nhận diện bằng mắt, thông thương chúng ta chỉ dùng 3 loại đầu tiên để chấm công ,còn các thiết bị an ninh mới dùng thêm từ cái thứ 4 trở đi. Ngoài ra đối với các công ty lớn cần độ bảo mật cao, bạn có thể sử dụng loại máy chấm công có kiêm các tính năng kiểm soát ra vào, kiểm soát cửa để bảo đảm an ninh an toàn hơn cho doanh nghiệp bạn tránh kẻ gian đột nhập, cũng như kiểm soát được mọi ra vào của từng công nhân viên mà không cần giám sát nhân viên trong suốt 24/24. - Còn Đối với các doanh nghiệp thuê trên các tòa nhà cao tầng, muốn bảo mật an ninh tính riêng tư cho văn phòng có thể lắp thêm kiểm soát thang máy phân tầng, để tránh kẻ lạ hay mất sự riêng tư của văn phòng mình.

Máy chấm công vân tay là công cụ giải quyết triệt để tình trạng chấm công hộ, hiện tượng phổ biến hiện nay trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông. Trên thị trường khá đa dạng các loại máy chấm công, làm thế nào để chọn được chiếc máy phù hợp và hiệu quả? Máy chấm công vân tay giúp bộ máy quản lý trong doanh nghiệp không chỉ kiểm soát được giờ vào ra của công nhân, mà hơn thế nữa tạo cho nhân viên tác phong làm việc công nghiệp, coi trọng kỷ luật lao động. Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều thông tin về máy chấm công bằng vân tay. Các nhà cung cấp thi nhau đưa ra các thông tin hấp dẫn về giá cả, tính năng cũng như nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm. Rất nhiều thông tin không chuẩn xác làm nhiễu khả năng lựa chọn và đánh giá của khách hàng. Đơn cử ở đây là các sản phẩm của ZK Soffware, một nhà sản xuất máy chấm công vây tay hàng đầu hiện nay tại Trung Quốc cũng như trên thế giới. Sản phẩn của ZK trên thị trường Việt Nam phổ biến dưới các thương hiệu như: T5, X628, X638, Iclock 100, Iclock 360… ta có thể tìm thấy thông tin sản phẩm rõ ràng trên website www.zksoftware.com. "Điểm danh" bằng máy vừa thuận tiện, vừa công tâm. Ấy vậy mà những sản phẩm đó khi về đến Việt Nam lại núp dưới các thương hiệu lạ hoắc như HITECH X-628(Made in Malaysia), VIGILANCE VT-615, RONALD JACK - 3000 AID … và được quảng cáo là có xuất xứ từ Đài Loan, Hàn Quốc, Malaysia hay thậm chí tận nước Mỹ xa xôi và dĩ nhiên cái giá cũng khác rất nhiều. Sự không rõ ràng về nguồn gốc này xuất phát từ tâm lý sính ngoại của người tiêu dùng và sự không minh bạch của người bán khiến cho khách hàng ngộ nhận và chấp nhận chi phí không nhỏ để sở hữu 1 chiếc máy xuất xứ như “quảng cáo”. Thêm vào đó đối với với loại máy thông dụng như ZK 628 (xuất hiện dưới hàng loạt thương hiệu và xuất xứ khác nhau) lại có rất nhiều các thông số kỹ thuật khác nhau. Vì thế, khi lựa chọn máy chấm công vân tay, cần lưu ý: 1. Có nhu cầu thực sự để nâng cao khả năng quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Đồng thời môi trường làm việc cũng là yếu tố để chọn cách chấm công : ví dụ ở bộ phận văn phòng thì máy chấm công vân tay là lựa chọn hoàn hảo nhưng ở bộ phận sản xuất thì máy chấm công truyền thống (dùng thẻ) sẽ phù hợp và bền bỉ hơn. 2. Tham khảo các tính năng chủ yếu của máy tại các địa chỉ uy tín hoặc các đơn vị đã sử dụng máy chấm công vân tay. Các thông số chủ yếu của máy là : máy quản lý được bao nhiêu công nhân, số lượng bản ghi máy có thể lưu được trên máy (bộ nhớ trong của máy), tốc độ nhận diện vân tay.... 3. Lựa chọn nhà cung cấp chuyên nghiệp, uy tín. Yêu cầu cung cấp thông tin về nguồn gốc, xuất xứ thật của máy. 4. Chặt chẽ trong việc ký hợp đồng với các đơn vị cung cấp, đặc biệt là chế độ bảo hành, hỗ trợ sử dụng và dịch vụ sau bán hàng. 5. Điều cuối cùng: Giá cả chưa phải là yếu tố hàng đầu trong việc lựa chọn nhà cung cấp mà dịch vụ chuyên nghiệp mới là yếu tố quan trọng nhất. Kết quả chấm công sẽ là cơ sở tính lương nên việc nhầm lẫn sẽ dẫn tới những hậu quả tai hại. Không ít đại lý chỉ bán hàng mà không tư vấn kỹ lưỡng cho doanh nghiệp, cũng như không có đội ngũ thường trực xử lý sự cố, giải đáp thắc mắc. Do đó, nên chọn mua máy chấm công ở những đơn vị chuyên nghiệp

Phân loại máy chấm công - Máy chấm công vân tay. - Máy chấm công thẻ từ. - Máy chấm công thẻ giấy. - Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt.

Nguyên lý hoạt động của máy chấm công a) Đối với máy chấm công thông thường: Bao gồm 1 thiết bị đọc vân tay hoặc thẻ từ... kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm chấm công giúp kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên. Với máy chấm công thẻ giấy thì không kết nối máy tính, sử dụng thẻ giấy để chấm công, phải in thẻ giấy theo từng tháng. b) Đối với máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào: Gồm các bộ phận: đầu đọc kiểm soát ra vào, hệ thống chốt cửa, hệ thống quản lý trên máy tính. Bình thường hệ thống chốt cửa đóng. Mỗi người sẽ được đăng ký một quyền truy cập (vân tay, thẻ nhớ, mật mã...). Mỗi khi ra vào khu vực được kiểm soát thì họ phải sử dụng quyền đó (quẹt thẻ, in dấu vân tay...). Thông tin từ đầu đọc được gửi về phần mềm quản lý trên máy tính, phần mềm này sẽ kiểm tra tính hợp lệ của người truy cập. Nếu hợp lệ sẽ gửi lệnh mở cửa đến hệ thống chốt cửa. Nếu không hợp lệ sẽ trả thông báo về đầu đọc (truy cập không đúng...).

Ưu và nhược điểm của máy chấm công a) Máy chấm công thẻ giấy Ưu điểm: - Chi phí ban đầu thấp, sử dụng đơn giản, không cần đến máy tính hay phần mềm - Hiệu quả chấm công ổn định. - Thao tác nhanh chóng. Nhược điểm: - Có thể chấm công giúp nhau. - Đầu tư tiền mua giấy, thay ruy băng mực in. - Đầu in bị mài mòn theo thời gian. - Nhân viên luôn phải mang và bảo quản thẻ (có thể bị rách, ướt, hoặc mất thẻ...) - Tổng hợp theo dõi thủ công, tốn thời gian. b) Máy chấm công thẻ từ Ưu điểm: - Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet. - Dung lượng chấm công thường lớn hơn máy chấm công vân tay. - Có thể kết hợp thẻ nhân viên và thẻ chấm công (tiết kiệm chi phí in thẻ). - Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control. - Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính, Nhược điểm: - Có thể chấm công giúp nhau. - Đầu tư tiền mua thẻ cho từng nhân viên. - Nhân viên có thể mất thẻ hoặc quên thẻ. c) Máy chấm công vân tay Ưu điểm: - Không thể chấm công hộ nhau, không phải mua thẻ từ hay thẻ giấy - Hạn chế tình trạng quên thẻ, mất thẻ - Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet. - Dung lượng chấm công lớn. - Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control. - Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và báo cáo trên máy tính. Nhược điểm: - Không thích hợp với các nhà máy sản xuất hóa chất,...vì vân tay có thể bị mờ, mất vân tay. - Chấm công lâu hơn dùng thẻ quẹt. Do đó có thể phải lắp đặt nhiều máy nếu số lượng nhân viên đông, mật độ ra vào cao. d) Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt Ưu điểm: - Không thể chấm công giúp nhau. Tính bảo mật cực cao. - Ổn định trong quá trình chấm công. - Kết nối Lan, Internet. - Phân quyền quản lý. - Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control. - Tổng hợp báo cáo, chấm công trên phầm mềm. Nhược điểm: - Chi phí ban đầu cao, chi phí bảo hành, bảo trì cao. - Thời gian chấm công lâu hơn thẻ.

Các thương hiệu máy chấm công được sử dụng phổ biến ở Việt Nam - Soyal (Taiwan), Ronald Jack (Malaysia), Wise Eye… Thông số kỹ thuật cần quan tâm khi mua máy chấm công - Kiểu chấm công: vân tay/ thẻ từ/ thẻ giấy/ khuôn mặt. - Khả năng quản lý (bao nhiêu vân tay, bao nhiêu thẻ, bao nhiêu khuôn mặt) và dung lượng bộ nhớ (lưu trữ được bao nhiêu bản ghi). - Mật độ người sử dụng: do thời gian chấm công luôn bị hạn chế, chẳng hạn khoảng 15’ trước giờ bắt đầu làm việc. Trong khoảng thời gian này, nếu chấm bằng vân tay thì 1 máy chấm được 150 người (tốc độ 6s/ người), nếu chấm bẳng thẻ thì được 450 người (2s/người). - Kết nối với máy tính qua cổng RS232/USB/COM. Lấy dữ liệu thông qua máy tính. - Nguồn điện máy chấm công và khả năng lưu trữ khi xảy ra mất điện. - Tốc độ nhận diện vân tay, khuôn mặt,... (thường từ 0.5 - 3s). - Xuất xứ máy chấm công.